Порядок організації і проведення особистого прийому громадян

Затверджено

Наказ головного управління Пенсійного фонду України

в Сумській області

09.07.2014 № 94

П О Р Я Д О К

організації і проведення особистого прийому громадян, “гарячої” телефонної та скайп-лінії в головному управлінні Пенсійного фонду України в Сумській області

1. Загальні положення

1.1. Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян, онлайн спілкуванняв головному управлінні Пенсійного фонду України в Сумській області (далі — головне управління).

1.2. Основними завданнями під час проведення прийому громадян є:

реалізація положень Закону України «Про звернення громадян» та інших законів, указів Президента України, актів Кабінету Міністрів України з питань реалізації громадянами конституційного права на звернення;

сприяння у вирішенні проблемних питань, з якими звертаються громадяни до органів Пенсійного фонду України в Сумській області, відповідно до чинного законодавства.

1.3. Цей Порядок розроблено відповідно до Конституції України, Закону України „Про звернення громадян”, Указу Президента України № 109/2008 „Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування”, і визначає основні вимоги до організації і проведення особистого прийому громадян в головному управлінні, прийому за місцем проживання громадян (далі - виїзні прийоми), та онлайн спілкування.

2. Порядок організації і проведення особистого прийому громадян в головному управлінні

2.1.Особистий прийом громадян начальником головного управління, його першим заступником та заступником, керівниками структурних підрозділів (далі - керівництво головного управління), проводиться у визначені графіком дні, крім вихідних, святкових і неробочих днів.

У разі відсутності начальника головного управління, його першого заступника та заступника, керівника структурного підрозділу особистий прийом проводять уповноважені ними особи.

У разі незгоди громадянина на особистий прийом іншою уповноваженою посадовою особою громадянин має право подати письмове звернення, яке реєструється й опрацьовується відповідно до Закону України «Про звернення громадян», або записатися на наступний згідно з графіком особистий прийом відповідною посадовою особою головного управління.

Особистий прийом громадян, яким присвоєно звання Герой України, Герой Радянського Союзу, Герой Соціалістичної Праці, а також інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєне почесне звання України «Мати-героїня», проводиться першочергово.

2.2. Графік особистого прийому громадян затверджується начальником головного управління.

2.3. Інформація про Порядок і графік особистого прийому громадян керівництвом головного управління публікується на офіційному веб-сайті головного управління та розміщується в приміщеннях головного та підвідомчих управлінь в доступному для вільного ознайомлення місці.

2..4. Особистий прийом громадян керівництвом головного управління здійснюється як за попереднім записом, так і без нього, в порядку черговості громадян, які прийшли на прийом.

2.5. Вхід громадян до приміщення головного управління не потребує оформлення перепустки та пред'явлення документів, що посвідчують особу.

2.6. Попередній запис на особистий прийом до керівництва головного управління проводить працівник управління персоналу, організаційно-інформаційного та господарського забезпечення відповідно до покладених на нього обов'язків щодня, крім вихідних, святкових і неробочих днів,
з 8 до 17 години, у п'ятницю — з 8 до 16 години.

2.7. Громадянин може записатися на прийом керівництвом головного управління особисто або через представника, повноваження якого оформлені в установленому порядку. В інтересах малолітніх, неповнолітніх і недієздатних осіб на прийом керівництвом головного управління записуються їх законні представники.

Для запису на особистий прийом керівництвом головного управління та участі в особистому прийомі громадяни пред’являють документи, що посвідчують їх особу, а в разі представлення інтересів інших осіб – також документи, що підтверджують відповідні повноваження.

Під час попереднього запису на особистий прийом керівництвом головного управління фіксується прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, номери контактних телефонів чи відомості щодо інших засобів зв’язку з ним. Під час попереднього запису на особистий прийом громадянин, його представник також надає виклад змісту питань, що порушуватимуться на особистому прийомі. Крім того, з’ясовується до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийняте рішення.

З’ясування інших відомостей про громадянина, його представника, одержання іншої інформації, що не стосується змісту порушених питань, під час попереднього запису на прийом керівництвом головного управління забороняється.

2.8. Повторний прийом громадянина з питання, розглянутого керівництвом управління, проводиться у разі, якщо питання, порушене в першому зверненні, не було вирішено по суті.

2.9. У разі повторного звернення громадянина вивчаються матеріали з порушеного питання, з’ясовуються причини повторного звернення, надаються необхідні роз’яснення та можлива допомога.

2.10. Забороняється відмова громадянинові в записі на особистий прийом керівництвом головного управління через ознаки раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовні або інші ознаки.

2.11. Під час проведення особистого прийому начальником головного управління, його першим заступником та заступником можуть бути присутніми представники управління пенсійного забезпечення, управління пенсійного забезпечення військовослужбовців, управління надходження, прогнозування платежів, обліку застрахованих осіб та контрольно-перевірочної роботи, юридичного управління, в залежності від змісту звернення.

2.12. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та/або особи, які перебувають у родинних відносинах з такими громадянами.

2.13. Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі керівництвом головного управління неможливо, громадянин подає письмове звернення, яке має бути оформлене та розглядається відповідно до Закону України «Про звернення громадян».

2.14. Звернення громадян, оформлені на особистому прийомі, реєструються відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997р. №348, у журналах особистого прийому громадян.

2.15. Облік особистого прийому громадян, що проводиться начальником головного управління, його першим заступником і заступником та контроль за дотриманням термінів виконання рішень, прийнятих під час особистого прийому, здійснюється управлінням персоналу, організаційно-інформаційного та господарського забезпечення.

2.16. Облік особистого прийому громадян, що проводиться керівниками структурних підрозділів головного управління, здійснюється ними особисто.

2.17. Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (на його бажання).

2.18. Управління персоналу, організаційно-інформаційного та господарського забезпечення аналізує й узагальнює звернення громадян на особистому прийомі керівництвом головного управління та подає відповідну інформацію щокварталу Пенсійному фонду України.

3. Порядок проведення виїзних прийомів громадян

керівництвом головного управління

3.1. Виїзні прийоми громадян здійснюються керівництвом головного управління за місцем проживання громадян в області згідно з графіком, який двічі на рік складається управлінням персоналу, організаційно-інформаційного та господарського забезпечення.

3.2. Після затвердження начальником управління графік направляється підвідомчим управлінням, в яких планується проведення виїзних прийомів громадян.

3.3. Керівники підвідомчих управлінь:

- доводять до відома населення інформацію про дні і час прийому;

- здійснюють попередній запис громадян на прийом;

- виділяють приміщення та створюють відповідні умови для проведення прийому.

3.4. Управління персоналу, організаційно-інформаційного та господарського забезпечення:

- реєструє одержані на прийомі звернення, формує особову справу та контролює результати і надання інформацій про їх розгляд;

- опрацьовує результати виїзного прийому за змістом та характером питань і контролює дотримання терміну надання відповідей заявникам;

- інформує керівництво головного управління про дотримання графіку проведення виїзних особистих прийомів;

- готує аналітичні матеріали про стан цієї роботи в головному управлінні.

1. 5.Рішення про контроль або зняття з контролю звернень, які були отримані на виїзному прийомі, приймають посадові особи головного управління, які проводили виїзний прийом.

4. Порядок проведення онлайн спілкування керівництва головного управління з населенням

4.1. Онлайн спілкування проводиться керівництвом головного управління згідно з графіком, який складається управлінням персоналу, організаційно-інформаційного та господарського забезпечення і затверджується начальником головного управління.

4.2. Графік проведення онлайн спілкування висвітлюється в засобах масової інформації.

4.3. Детальна інформація про проведення онлайн спілкування розміщується на офіційному веб-сайті головного управління.

4.4. Управління персоналу, організаційно-інформаційного та господарського забезпечення:

- здійснює облік звернень під час онлайн спілкування, визначає перелік питань, які надійшли від громадян;

- забезпечує контроль за виконанням доручень керівництва управління за результатами проведення онлайн спілкування, та наданням інформації громадянам, які звернулись, про результати розгляду їх звернень.

- узагальнює результати вирішення питань громадян, які звернулися під час онлайн спілкування, готує аналітичні матеріали про стан цієї роботи в головному та підвідомчих управліннях, надає цю інформацію керівництву головного управління.

Заступник начальника управління

персоналу, організаційно-інформаційного

та господарського забезпечення                                                         І.В. Гонтар