Положення про архівний відділ Глухівської міської ради

I. Загальні положення

1. Архівний відділ Глухівської міської ради (далі - відділ) - виконавчий орган Глухівської міської ради, який утворюється міською радою, їй підзвітний та підконтрольний і підпорядковується виконавчому комітету міської ради та міському голові. Координацію діяльності відділу здійснює керуюча справами виконавчого комітету міської ради відповідно до розподілу обов’язків.

2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, Державної архівної служби України, голови обласної державної адміністрації, міської ради, її виконавчого комітету та міського голови, Державного архіву Сумської області, а також Положенням про відділ.

3. Архівний відділ має печатку, якою підтверджується підпис начальника відділу на документах: архівна довідка, архівна копія, архівний витяг з документу та бланк відділу, який визначає кореспонденцію відділу.

ІІ. Завдання та функції:

1. Забезпечення поповнення Національного архівного фонду документами місцевого походження, їх державної реєстрації, обліку, зберігання та використання інформації з них.

2.   Реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції, здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста.

3. Здійснення централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду.

4. Складання і подання на затвердження міському голові цільові програми, плани розвитку архівної справи в місті та забезпечує їх виконання.

5. Забезпечення обліку, зберігання і охорони документів Національного архівного фонду державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій та профспілкових, кооперативних, творчих та інших об'єднань громадян, переданих за згодою, документів особового походження, фотодокументів та аудіовізуальних документів з історії міста, облікових документів і довідкового апарату до них.

6. Організація роботи з внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього фізичних осіб і юридичних осіб незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу.

7. Проведення у встановленому порядку обліку, обстеження та аналізу діяльності архівних установ, які створені на території міста, незалежно від форми власності та підпорядкування.

8. Здійснення контролю за дотриманням власниками документів Національного архівного фонду вимог законодавства щодо здійснення права власності на зазначені документи.

9. Інформування державного архіву області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про продаж документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.

10. Складання і за погодженням з державним архівом області подання на затвердження міському голові список підприємств, установ і організацій, документи яких підлягають зберіганню у відділі, підготовка пропозицій щодо уточнення цього списку.

11. Перевірка роботи архівних підрозділів і служб діловодства органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, незалежно від форм власності, зокрема об’єднань громадян, релігійних організацій з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових і позапланових перевірок.

12. Подання міській раді пропозицій щодо створення трудового архіву для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території міста та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду, надає консультативно-методичну допомогу в організації їх діяльності.

13. Інформування міської ради, міського голови, держархів області про факти втрати, знищення, пошкодження архівних документів, інші порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

14. Ведення зведеного обліку архівних документів, що зберігають органи місцевого зберігання, комунальні підприємства, установи і організації джерела комплектування відділу та документів Національного архівного фонду, що належать громадянам, подає належні відомості про них державному архіву області.

15. Виконання на платній основі робот, пов'язаних з науково-технічним опрацюванням і забезпеченням збереженості архівних документів, що є власністю держави, територіальних громад, фізичних і юридичних осіб, провадити іншу, не заборонену законом діяльність з архівної справи і діловодства.

16. Передача за угодою до державного архіву області у визначені ними терміни документи Національного архівного фонду та довідковий апарат до них для постійного зберігання.

17. Створення і вдосконалення довідкового апарату до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у відділі.

18. Інформування органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій про склад і зміст документів, що зберігаються у відділі, надання у порядку, визначеному законодавством, документів Національного архівного фонду для користування фізичним та юридичним особам; публікування, експонування та в іншій спосіб популяризування архівних документів, а також виконання інших функцій, спрямованих на ефективне використання відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду.

19. Видача підприємствам, установам і організаціям в установленому порядку архівних довідок, архівних копій та архівних витягів з документів, що зберігаються у відділі, а громадянам - довідок соціально-правового характеру, а також іншій спосіб задоволення запитів юридичних і фізичних осіб, щодо використання архівної інформації.

20. Вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду роботи архівних підрозділів органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій.

IІІ. Права:

Одержувати в установленому порядку від органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організаційінформацію, необхідну для роботи архівного відділу і виконання покладених на нього завдань.

IV. Взаємовідносини:

Відділ взаємодіє у процесі виконання покладених на нього завдань із структурними підрозділами територіальних органів виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності, об'єднаннями громадян і окремими громадянами.

V. Структура та управління структурним підрозділом:

1. Архівний відділ очолює начальник, який має вищу освіту, за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста або магістра та стаж роботи за фахом на державній службі не менш як три роки на посаді не нижчій ніж посада головного спеціаліста чи має практичний досвід роботи, аналогічної функціям, покладеним на цей відділ, на керівних посадах не менш як п'ять років.

2. Начальник архівного відділу:

1. 1.Забезпечує виконання Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" на відповідній території;
2. 2.Здійснює керівництво діяльністю відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;
3. 3.Розподіляє обов'язки між працівниками відділу;
4. 4.Забезпечує в межах своїх повноважень зберігання інформації з обмеженим доступом відповідно до законодавства;
5. 5.Вносить в установленому порядку пропозиції щодо фінансового забезпечення роботи архівного відділу;
6. 6.Підписує документи, визначені Законом України"Про Національний архівний фонд і архівні установи", що скріплюються печаткою архівного відділу Глухівської міської ради;
7. 7.Вносить в установленому порядку пропозиції стосовно притягнення до відповідальності осіб, винних у порушенні Закону України " Про Національний архівний фонд і архівні установи";
8. 8.Забезпечує в установленому законом порядку представництво інтересів архівного відділу в судах;
9. 9.Виконує інші повноваження згідно з актами законодавства та положенням про відділ.

3. На посаду головного спеціаліста архівного відділу призначається особа, яка має вищу освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста або магістра за спеціальністю та стаж роботи за фахом не менш як один рік.

5. Працівники архівного відділу призначаються на посаду та звільняються з посади міським головою відповідно до чинного законодавства.

6. Працівники відділу мають службові посвідчення відповідного зразка.

VI. Відповідальність.

1.Начальник та працівники відділу несуть відповідальність за свою діяльність згідно чинного законодавства.

2. Начальник відділу несе персональну відповідальність перед міським головою за виконання покладених на відділ завдань і функцій.

3.Працівники відділу несуть особисту відповідальність за:

3.1 Невиконання або неналежне виконання посадових обов'язків;

3.2. Бездіяльність або невикористання наданих їм прав;

3.4. Несвоєчасне або неналежне оформлення і складання документів;

3.5. Недостовірність даних у документації, яку ведуть;

3.5. Порушення правил внутрішнього розпорядку та трудової дисципліни;

3.6. Порушення етики поведінки посадової особи місцевого самоврядування та обмежень, пов'язаних з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та її проходженням;

3.7. Невиконання вимог Законів України «Про місцеве самоврядування в України», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про Національний архівний фонд і архівні установи».

VІІ. Фінансове та матеріальне забезпечення.

Відділ утримується за рахунок коштів міського бюджету.

Гранична чисельність працівників відділу затверджуються міською радою.

Кошторис доходів і видатків та штатний розпис відділу затверджуються міським головою за поданням начальника відділу та за погодженням з фінансовим управлінням міської ради у межах граничної чисельності та фонду оплати праці працівників.

VIII.ЛІКВІДАЦІЯ ТА РЕОРГАНІЗАЦІЯ.

Ліквідація та реорганізація архівного відділу здійснюється за рішенням міської ради відповідно до чинного законодавства або за рішенням суду.

Міський голова                                                             Ю.О. Бурлака