logo gl

logo gl

Про затвердження Порядку розгляду письмових звернень громадян у виконавчих органах Глухівської міської ради у новій редакції

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я
М  І  С  Ь  К  О  Г  О      Г  О  Л  О  В  И
14.04.2021                                       м. Глухів                        № 92-ОД    
 
Про затвердження Порядку розгляду письмових звернень громадян
у виконавчих органах Глухівської міської ради у новій редакції
 
У зв’язку зі змінами структури апарату міської ради та її виконавчого комітету, відповідно до Закону України «Про звернення громадян», пунктів 1, 5 Указу Президента України від 7 лютого 2008 року № 109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», на виконання розпорядження голови Сумської обласної державної  адміністрації № 333-ОД  від 25.05.2018 «Про затвердження Порядку розгляду письмових звернень громадян в Сумській обласній державній адміністрації», з метою визначення основних вимог до організації розгляду письмових звернень, керуючись пунктом 20 частини четвертої статті 42 та частиною восьмою статті 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:
  1. Затвердити Порядок розгляду письмових звернень громадян у виконавчих органах Глухівської міської ради у новій редакції (додається).
  2. Визнати таким, що втратило чинність, розпорядження міського головивід 06.07.2018 №126-ОД «Про затвердження Порядку розгляду письмових звернень громадян у виконавчих органах Глухівської міської ради».
  3. 3. Організацію виконання цього розпорядження покласти на організаційно-контрольний відділ апарату міської радита її виконавчого комітету (начальник відділу – Бондарева Т.В.), а контроль за виконанням –на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Громак Л.А.
Міський голова                                                                       Надія ВАЙЛО
 
 
ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження міського голови
14.04.2021 №92-ОД
 
ПОРЯДОК
розгляду письмових звернень громадян
у виконавчих органах Глухівської міської ради
у новій редакції
І. Загальні положення
  1. Цей порядок розроблено згідно з Конституцією України, Законом України «Про звернення громадян», Указом Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», постановами Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року №348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» (зі змінами та доповненнями), від 24 вересня 2008 року № 858 «Про затвердження Класифікатора звернень громадян (зі змінами та доповненнями), з метою визначення основних вимог до організації розгляду письмових звернень.
  2. Порядок визначає вимоги до організації розгляду письмових звернень громадян у виконавчих органах Глухівської міської ради.
У виконавчому комітеті Глухівської міської ради роботу зі зверненнями громадян організовує та координує організаційно-контрольний відділ апарату міської ради та її виконавчого комітету (далі – організаційно-контрольний відділ), у самостійних структурних підрозділах міської ради – особа, на яку покладено відповідальність за організацію відповідної роботи.
  1. У роботі з письмовими зверненнями громадян забезпечується кваліфікований, неупереджений, об’єктивний і своєчасний розгляд звернень  з метою оперативного розв’язання порушених у них питань, задоволення законних вимог заявників, реального поновлення порушених конституційних  прав та запобігання надалі таким порушенням.
  2. Звернення у виконавчих органах Глухівської міської ради розглядаються без стягнення за це плати.
ІІ. Первинний розгляд та діловодство за зверненнями громадян
  1. 1. Діловодство за зверненнями громадян у виконавчих органах Глухівської міської ради ведеться окремо від інших видів діловодства.
  2. Усі звернення громадян, що надходять довиконавчих органів Глухівської міської ради приймаються, проходять первинний розгляд й централізовано реєструються в порядку, визначеному Інструкцією з діловодства зі зверненнями громадянв органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 № 348, (далі – Інструкція з діловодства за зверненнями) та цим Порядком.
  3. Прийом, попередній розгляд та реєстрація звернень, що надійшли на адресу виконавчихорганів Глухівської міської ради, здійснюється у день їх надходження, або наступного робочого дня у разі надходження їх після закінчення робочого часу, у вихідні та святкові дні.
  4. Головний спеціаліст організаційно контрольного відділу, відповідальний за роботу зі зверненнями громадян (далі – відповідальний спеціаліст), перевіряє наявність конверта та додатків до листа, а також його відповідність вимогам, що зазначені у статті 5 Закону України «Про звернення громадян» (далі – Закон).
  5. Звернення громадян підлягають первинному розгляду та розподілу їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради та керуючим справами виконавчого комітету міської ради відповідно до розподілу функціональних обов’язків.
  6. Первинний розгляд передбачає перевірку правильності оформлення звернень з метою виявлення тих, що не підлягають розгляду, ознайомлення зі змістом, визначення належності до компетенції виконавчого комітету Глухівської міської ради та конкретного виконавця.
  7. Усі звернення, що надходять до виконавчого комітету Глухівської міської ради підлягають обов’язковій класифікації за видами, що встановлені статтею 3 Закону, а саме: пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги.
  8. Якщо у зверненні громадянин поряд з питаннями, що вже розглядалися і на які була надана вичерпна відповідь, або за якими прийняте відповідне рішення, звертається з іншими питаннями, новими фактами, то звернення  не вважається повторним і розглядається виконавчим комітетом Глухівської міської ради у встановленому порядку.
  9. Під неодноразовим зверненням слід розуміти звернення громадян, що надходить до виконавчого комітету Глухівської міської ради з одного і того ж питання і надсилається громадянином за короткий проміжок часу, а на попереднє звернення відповідь ще не надано, або надано обгрунтовану відповідь, проте автор з будь-яких причин продовжує надсилати звернення з таким самим змістом.
  10. Письмове звернення надсилається поштою або передається громадянином до виконавчого комітету Глухівської міської ради особисто  або через уповноважену  ним особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства. Письмове звернення також може буди надіслане з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення).
  11. Звернення в інтересах неповнолітніх і недієздатних осіб подаються їхніми законними представниками.
  12. У зверненні має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.
  13. Звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається заявникові з відповідним роз’ясненням не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону. Копія такого звернення залишається в організаційно-контрольному відділі.
  14. Рішення про повернення звернення авторові приймається керівництвом виконавчого комітету Глухівської міської ради. Відповідальний спеціаліст готує відповідь заявнику з роз’ясненням вимог статті 5 Закону.
  15. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.
  16. Не розглядаються повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також скарги, які подані з порушенням строків,передбачених статтею 17 Закону, та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.
  17. Рішення про залишення без розгляду звернення приймається керівництвомвиконавчого комітету Глухівської міської ради, про що повідомляється особі, яка подала звернення.
  18. Реєстрація звернень громадян увиконавчому комітеті Глухівської міської радипроводиться з метою забезпечення їх обліку та контролю за їх розглядом.
  19. На першій сторінці заяви або супровідного листа, із яким вона надійшла, проставляється реєстраційний індекс шляхом встановлення  відповідно штампу в нижньому правому куті першого аркуша документа або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.
  20. Усі звернення, що надходять довиконавчого комітету Глухівської міської ради реєструються в організаційно-контрольному відділі в автоматизованій програмі «Звернення громадян» (далі – автоматизована програма) шляхом прямого введення до  електронної реєстраційно-контрольної картки (далі – РКК) елементів відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян, а також проекту  письмових вказівок керівника про характер, форму, термін виконання документа (далі – резолюція) та прізвища виконавця/виконавців.
  21. Автоматизована реєстрація звернень громадян з використанням автоматизованої програми забезпечує формування банку реєстраційних даних звернень громадян, а також здійснення їх обліку та звітності, що дає можливість відстежувати проходження та стан розгляду звернень громадян у виконавчому комітеті Глухівської міської ради.
  22. Відповідальний спеціаліст, зареєструвавши звернення в автоматизованій програмі, роздруковує РКК, яка є документом, що використовується в роботі зі зверненнями громадян.
  23. Після первинного розгляду звернення разом з роздрукованою РКК відповідальний спеціаліст надає їх керівництву виконавчого комітету Глухівської міської ради відповідно до розподілу функціональних обов’язків.
  24. Письмові звернення, подані громадянам на особистому прийомі, реєструються та розглядаються у тому ж самому порядку, що й інші письмові звернення.
  25. На вимогу громадянина, який подав звернення, на першому аркуші копії звернення проставляється реєстраційний індекс цього звернення та дата його надходження.
  26. Листи жінок,  яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня»,  інвалідів  Великої  Вітчизняної   війни,  Героїв Соціалістичної Праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України, розглядаютьсяміським головою особисто.
  27. Звернення, що надійшли на розгляд за належністю до виконавчого комітету Глухівської міської ради з Сумської обласної державної адміністрації, з Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України або Верховної Ради України, розглядаються міським головою особисто.
  28. Звернення громадян, що надійшли на розгляд за належністю від державних органів, громадських та правозахисних організацій, з редакцій газет, журналів, радіо й телебачення, розглядаються в аналогічному порядку.
ІІІ. Порядок опрацювання та розгляду звернень громадян
і забезпечення контролю за їх розглядом
  1. У ході розгляду пропозицій, заяв та скарг керівництвом виконавчого комітету Глухівської міської ради щодо кожного звернення має бути одне з таких рішень: прийняти до розгляду; передати на вирішення до установи,організації, що належить до сфери управління Глухівської міської ради;надіслати за належністю; залишити без розгляду.
  2. У разі потреб керівництвом виконавчого комітету Глухівської міської ради може бути прийняте рішення щодо комісійного розгляду звернення, із виїздом на місце, а також визначення заходів щодо вирішення питання і розв’язання проблем, які є підставою для звернення.
  3. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обгрунтованого рішення, воно не пізніше ніж у п’ятиденний строк повертається громадянину з відповідними роз’ясненнями.
  4. Якщо прийнято рішення про відмову у задоволенні викладених у зверненні громадянина вимог, таке рішення доводиться до відома громадянина з посиланням на законодавство про звернення громадян і викладенням мотивів відмови, а також із роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
  5. Рішення про направлення звернення за належністю приймають міський голова, перший заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, секретар міської ради, керуючий справами виконавчого комітету міської ради відповідно до розподілу функціональних обов’язків.
  6. У разі застосування статті 7 Закону в частині надсилання звернення за належністю відповідна інформація зазначається в РКК і надсилається виконавцю разом із зверненням.
  7. При пересиланні звернення за належністю копія такого звернення залишається ворганізаційно-контрольному відділі.
  8. Забороняється направляти скарги громадян на розгляд тим органам чи посадовим особам, дії або рішення яких оскаржуються заявником.
  9. Про результати попереднього розгляду звернення заявнику надсилається відповідне повідомлення.
  10. Розглянуті керівництвом виконавчого комітету міської ради письмові звернення передаються до організаційно-контрольного відділу для опрацювання резолюції (доручення) і направлення звернення на розгляд відповідним виконавцям.
  11. У процесі розгляду звернень громадян відповідальний спеціаліст оперативно вносить до РКК в автоматизованій програмі резолюції керівника виконавчого комітету Глухівської міської ради.
  12. Відповідальний спеціаліст:
1) готує для відправки роздруковану копію РКК і оригінал звернення з додатками і необхідну кількість копій звернення, якщо виконавців декілька, та віддає їм на виконання або надсилає копії в електронному вигляді;
2) у разі направлення звернення за належністю друкує повідомлення автору про отримання звернення та до якого органу його направлено.
  1. Контроль за своєчасним розглядом звернень, виконанням доручень керівництва виконавчого комітету Глухівської міської ради покладається на виконавців та організаційно-контрольний відділ.
  2. Відповідно до статті 20 Закону та з метою оперативного вирішення питань, порушених у зверненні, керівництвомвиконавчого комітету Глухівської міської ради установлюється  термін його розгляду.
  3. Виконавці, яких визначено відповідальними за розгляд звернень громадян у резолюціях керівництвавиконавчого комітету Глухівської міської ради, здійснюють подальший розгляд звернень та відповідають за додержання вимог чинного законодавства з питань розгляду звернень громадян і цього Порядку.
  4. Виконавці зобов’язані уважно вивчити зміст звернення, факти, що наведені у листі, та питання, що потребують вирішення. У разі потреби виконавці мають право вимагати необхідні матеріали та з виїздом на місце в межах компетенції перевіряти факти, що викладені у зверненні, уживати інших заходів для об’єктивного вирішення порушених авторами питань, з’ясовувати обставини, усувати причини та умови, які спонукають громадян скаржитися, відповідно до вимог чинного законодавства.
  5. За результатами розгляду звернення виконавець готує відповідь, яка має містити об’єктивних аналіз усіх зібраних матеріалів і передається для  ознайомлення міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, заступникамміського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради та керуючому справами виконавчого комітету міської ради (згідно з дорученням).
  6. Відповідальний спеціаліст, у разі потреби, проставляє на документі відмітки про дату надходження відповіді від виконавця до організаційно-контрольного відділу.
  7. У разі коли розгляд звернення доручено кільком виконавцям, кожен із них готує відповідь у межах компетенції. За своєчасний та якісний розгляд звернення відповідають усі вказані в резолюції виконавці.
  8. Якщо за першим виконавцем визначено скликання, то всі інші виконавці не пізніше ніж за 5 днів до кінцевого терміну розгляду звернення надають інформацію у межах компетенції першому виконавцю для узагальнення та підготовки відповіді.
  9. Якщо звернення контролюється органом вищого рівня (Адміністрація Президента України, Секретаріат Кабінету Міністрів України, Апарат Верховної Ради України та інші), то виконавці готують і візують проект відповіді за підписом міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради та керуючого справами виконавчого комітету міської ради відповідно до розподілу функціональних обов’язків.
  10. Звернення, на які надаються попередні відповіді та інформації, з контролю не знімаються. На відповіді у правому верхньому кутку ставиться штамп «Продовжено контроль» із датою подовження. Відповідна інформація передається керівництву виконавчого комітету Глухівської міської ради для ознайомлення та продовження терміну. Копія погодженої керівником відповіді направляється виконавцю.
  11. За результатами розгляду звернення громадянина на його поштовуадресу надається відповідь за підписом міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради та керуючого справами виконавчого комітету міської ради або керівника органу, якому доручено розгляд цього звернення.
  12. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення громадян (якщо звернення підписали двоє та більше громадян) за підписом міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради та керуючого справами виконавчого комітету міської ради або виконавця направляється тому громадянину, який у зверненні підписався першим або поштова адреса якого вказана.
  13. Відповідальний спеціаліст завантажує копію відповіді в автоматизовану програму, вносить дату зняття з контролю, розгляд питань та результати, після чого роздруковує зворотній бік реєстраційно-контрольної  картки.
  14. Організаційно-контрольний відділ здійснює загальний контроль за проходженням звернень громадян та дотриманням термінів їх розгляду. При здійсненні контролю звертається увага на терміни й повноту розгляду порушених у зверненнях питань, об’єктивність їх перевірки, законність і обґрунтованість прийнятих рішень, своєчасність їх виконання і надання відповідей заявникам.
  15. У разі порушення терміну розгляду звернення відповідальний спеціаліст інформує керівництво та вносить пропозиції щодо притягнення до відповідальності винних осіб.
  16. Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймається особами, які прийняли рішення про взяття їх на контроль.
ІV. Формування і зберігання справ за зверненнями громадян
  1. Після розгляду звернення громадянина та його зняття з контролю сформована в установленому  порядку справа зберігається протягом п’яти років в організаційно-контрольному відділі. Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів, їх комплектність. У разі одержання повторного звернення або надходження додаткових документів вони підшиваються до цієї справи.
  2. Пропозиції, заяви, скарги, відповіді на які не були надані, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.
  3. Забороняється зберігання справ у виконавців.
  4. Організаційно-контрольнийвідділ може надати справу виконавцю за його запитом тільки під підпис в журналі реєстрації вихідної кореспонденції організаційно-контрольного відділу.
  5. Відповідальний спеціаліст за письмовим зверненням заявника надає йому матеріали розгляду звернення для ознайомлення.
  1. V.Узагальнення та аналіз звернень громадян
  2. З метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення прав та інтересів громадян, вивчення громадської думки, вдосконалення роботи виконавчого комітету міської ради з питань звернень громадян та вжиття своєчасних заходів реагування на виявлені порушення актів законодавства, що регламентують роботу зі зверненнями громадян, усі заяви, карги і пропозиції системно (раз у півріччя) узагальнюються й аналізуються організаційно-контрольним відділом на основі інформацій, наданих структурними підрозділами міської ради.
  3. За результатами узагальнення й аналізу розгляду звернень громадян складаються звіти про стан організації роботи зі зверненнями громадян та готується  аналітична інформація для міського голови, яка повинна містити:
1) статистичні дані за звітний період щодо кількості звернень громадян, поданих на особистому прийомі та надісланих поштою, порівняно з показниками за аналогічний період попереднього року;
2) дані щодо змісту основних питань, які порушують громадяни у своїх зверненнях;
3) питання, порушені у скаргах та повторних зверненнях громадян, аналіз причин їх надходження;
4) кількість і питома вага звернень ветеранів війни та праці, інвалідів, непрацездатних осіб, а також осіб, що постраждали внаслідок аварії на Чорнобильській атомній електростанції, багатодітних сімей, одиноких матерів та інших громадян, які потребують соціального захисту й підтримки, порушені ними питання та процедура їх розгляду і вирішення;
5) інформацію про проведення днів контролю, засідань постійно діючої комісії з питань розгляду звернень громадян, проведення перевірок щодо організації роботи зі зверненнями громадян відповідно до вимог чинного законодавства;
6) пропозиції до вдосконалення роботи зі зверненнями громадян тощо.
  1. Разом з тим щорічно проводяться оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в структурних підрозділах міської ради.
  2. Оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян здійснюється відповідальним спеціалістоморганізаційно-контрольного відділу відповідно до Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07.02.2008 року № 109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 року № 348, Методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 24.06.2009 № 630.
  3. Стан роботи зі зверненнями громадян у структурних підрозділах міської ради, комунальних підприємствах, установах, організаціях, що надають послуги населенню, перевіряється та вивчається працівниками організаційно-контрольного відділу відповідно до затвердженого графіка або за окремим дорученням/розпорядженням керівництва виконавчого комітету міської ради.Під час проведення перевірок, виявляються недоліки роботи зі зверненнями громадян та надається практична допомога для їх усунення. За результатами перевірок складається довідка, яка надсилається установі, що перевірялася, для урахування в подальшій роботі.
Керуючий справами виконавчого
комітету міської ради                                                           Лариса ГРОМАК 
 
Начальник організаційно-контрольного
відділу апарату міської ради та її
виконавчого комітету                                                   Тетяна БОНДАРЕВА

Друк

ЗАКЛАДИ ІНФОРМУЮТЬ

 
 
 
gerb sayt2024 © Всі права захищено.
Глухівська міська рада Сумської області
Міський голова
Tел.: (05444) 2-21-15
Факс.: (05444) 3-27-56